Trello y productividad docente

Primero lo primero, la rutina del café y luego ¡abrir el tablero de trello! Otra vez es lunes y en estos tiempos de confinamiento sabemos bien que no solo ha cambiado la rutina de quienes ejercemos la docencia, sino que incluso se han multiplicado las tareas en nuestras listas mentales y queremos hacer todo cual malabaristas: responder las notificaciones de la plataforma que llegan a toda hora, chequear la hora de las videollamadas con estudiantes y/o las familias, mandar los recordatorios de esas clases, planificar y armar clases con variedad de recursos tecnológicos, corregir una pila interminable de trabajos (que nos hacen dar cuenta cuánto extrañamos el papel...) y más.

Hoy vengo a contarles cómo utilizo una de las herramientas que ya son parte de mi día a día para la tarea docente. El trello es una herramienta de gestión de proyectos para uso personal y, sobre todo, para equipos de trabajo. Utiliza una interfaz basada en tableros con listas y tarjetas, y es una herramienta muy popular, al igual que Asana, para los flujos de trabajo que propone la metodología kanban. Los tableros en trello se utilizan mayormente para el trabajo colaborativo, pero para la gestión personal funcionan de maravilla. Recuerden que no hay límite de tableros para el uso personal, pero sí lo hay para los equipos de trabajo (10 máximo). Además, Trello cuenta con muchas opciones para sus tarjetas y, algo que es una genialidad, tiene a Butler, un asistente de automatización que nos permitirá crear reglas para facilitarnos el flujo de trabajo de nuestros tableros o tarjetas específicas. Ahora sí, les explico cómo usar un tablero para la tarea docente.

Planifica tu organización

Me parece importante, a la hora de encarar un tablero en trello, que previamente diagramemos cómo se verá, qué listas o columnas armaremos, qué tarjetas se incluirán en cada lista, si puedo armar una lista con tarjetas predeterminadas que se usen como plantilla y pueda luego replicarlas cuando necesite, e incluso cómo será el flujo de las tarjetas. En mi caso utilizo un block de notas para:

1. Hacer una lista de mis necesidades. Por ejemplo: necesito diferenciar una clase que tengo que programar en Google Meet de una clase que tengo que armar el material previamente para subirla a Google Classroom; necesito ubicar todos los recursos o información de consulta en un mismo lugar; necesito que cuando se termine con una tarea se la coloque aparte para ver todas las finalizadas en la semana.
2. Pensar cómo darle forma a cada necesidad con las listas y tarjetas de trello. Por ejemplo: colocar una lista en primer lugar que se llame ‘Recursos’; crear una tarjeta como plantilla que sirva para una videoconferencia y otra con nombre diferente que sea para el armado de una clase que luego hay que subir a la plataforma.; crear una lista al final denominada ‘Finalizado’ para mover todas las tareas completadas y, al cerrar la semana, se archiven todas para que la lista quede nuevamente vacía.
3. Diagramar el tablero. Dibujar cómo se verían las tarjetas y listas según las necesidades planteadas desde el inicio y pensar cómo sería en tiempo real el flujo de esas tarjetas en las listas. De todos modos, todo será prueba y error hasta encontrar el uso que pueda adaptarse mejor a lo que unx necesita en el momento.

Trello en acción

Les cuento una de las formas para adaptar un tablero de trello para las tareas docentes. Esta es la forma que tiene el mío actualmente, después de varios intentos (y puede que en un tiempo decida modificarlo nuevamente, nunca se sabe). Se los comparto para que lo vean, lo copien y lo modifiquen a su gusto: https://trello.com/b/er3KnRRP

📌Recursos. Esta es la primera lista del tablero y contiene todo lo necesario para el día a día:

• Programas y planificaciones de cada curso en tarjetas, donde cada una tiene una checklist por unidad y los ítems de estas son los temas que se desarrollarán. A medida que avanzo con los temas de la unidad voy tildando cada uno. Una vez chequeado todos los temas, la barra de la checklist se verá completada y podré ocultar la lista de ítems de esa checklist/unidad para que visualmente no se mezcle tanta información. Cada tarjeta, además de colocarle el nombre del curso que le corresponde, tiene un color asignado de portada y una etiqueta del mismo color. Ambos se corresponden con ese curso específico y lo utilizo como referencia visual.
• Ideas y bibliografía para planificar. Allí tengo una checklist de brainstorming para volcar cuanta idea se me venga en mente y en cualquier momento para una actividad, un recurso nuevo que quiero probar, etc. Otra checklist es para bibliografía que encuentre y quiera utilizar. Puedo dejar directo el link, si es una fuente digitalizada, o bien el nombre de la fuente para luego buscarla.
• GTD y ZTD. Esta tarjeta contiene la explicación del método de la gestión de tareas. Lo utilizo como un recordatorio de los pasos que quiero seguir para el uso del tablero, basado en dos métodos de gestión del tiempo muy conocidos. El primero, el GTD (Getting Things Done), es un método creado por David Allen que tiene el objetivo de generar mayor productividad descargando de la memoria todos los detalles, proyectos y cosas que ocupan nuestra mente a diario para luego procesar todos esos datos, filtrarlos, darles un lugar específico a las cosas innecesarias y organizar todo lo demás dependiendo de si llevan más o menos tiempo ejecutarlas. Es un método que se basa en listas de tareas que luego requieren una revisión periódica para poder pasar a la acción. El método ZTD (Zen To Do) de Leo Babauta es una simplificación del GTD que agrega algunas cuestiones como, por ejemplo, armar una lista de tareas importantes de la semana e identificar las tres tareas más importantes del día, las “grandes rocas” (término tomado de Stephen Covey y “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”). Babauta, a diferencia de Allen, nos dice que ni se nos ocurra pensar en posibles listas de “Algún día/quizás”, ya que prefiere quedarse con tareas que son realmente esenciales y si esa tarea era algo realmente importante, seguro volverá a aparecer. En fin, tomé lo que me sirve de ambos métodos y los adapté según la visión de tablero y de mi rutina (explico el paso a paso en la descripción de la tarjeta).
• Uso del Timer. Una tarjeta recordatorio de dos métodos que utilizo mucho para gestionar el tiempo de las clases y las tareas: Google Meet Call Timer y la técnica Pomodoro. En el tablero que les dejo explico allí cómo utilizo ambos. La técnica Pomodoro es clave para las correcciones y para cuando armamos planificaciones y clases, ya que gracias a esa medición del tiempo logramos no solo enfocarnos, sino ser más conscientes de cuánto tiempo real nos lleva cada una de esas tareas.
• ¡Protocolo correcciones! ¿Quién no necesita una tarjeta que nos recuerde cómo encarar las correcciones? Un acuerdo con uno mismo que puede ser bastante útil en momentos de caos o donde parece que la pila (digital ahora) es interminable. En mi caso fue necesario cambiar mi modo de encarar las correcciones, así que este acuerdo conmigo misma tenía que estar en esta lista. Ustedes pueden hacer el propio.
• Videollamadas. Hablando de acuerdos, ¿hemos pautado acuerdos con el curso para las videoconferencias? ¿Prender o no la cámara es importante para el encuentro virtual? ¿Cómo pautamos acuerdos tanto en el aula física como en la virtual? Dejo en la descripción de la tarjeta algunas ideas y fuentes como referencias que pueden ayudarnos a pensar el trabajo remoto.

🔸 Esta semana. He aquí la lista que contendrá todo lo que necesito encarar en el día a día de cada semana. Una vez movidas todas las tarjetas de esta lista a ‘Finalizado’, se volverán a crear las mismas tarjetas, ya armadas como plantillas previamente. Una tarjeta que no puede faltar es la de ‘Tareas de la semana’, donde cumplo con el primer paso del método GTD/ZTD que es ¡volcarlo todo y organizar! Además, en esta lista no pueden faltar la tarjeta para chequear correcciones de la semana, una para las entregas de lxs alumxs en la plataforma, la tarjeta para clase o TP (para Classroom), la tarjeta para planificaciones y la de la clase por Google Meet. Agregué también un truco: la bendita automatización de Butler para que de un solo click me haga una copia de todas esas tarjetas/plantillas en la columna de ‘Esta semana’. En el video les muestro cómo funciona.

🚧 Planificaciones. En esta lista o columna solamente se colocan las tarjetas que serán para crear planificaciones de unidades o temas que incluyen, a su vez, varias tareas (ya que una unidad o tema puede dividirse en varias clases específicas en las que hay que armar el material para usarlo en una videollamada o subir a la plataforma). Las diferencio visualmente de otras tarjetas gracias a los formatos de portada.

💬 Meets. En esta lista coloco todas las tarjetas que refieren a una clase por videoconferencia y todos los detalles de esa tarjeta contemplan cómo será la dinámica de esa clase, sea de explicación y trabajo en ese espacio virtual o sea una clase de consulta. Además, debe tener fecha de vencimiento para poder visualizarla también en el calendario que tiene el tablero. En la parte superior de la lista coloco una tarjeta que será inamovible y que contiene información sobre el modo de hacer check-in y check-out en los encuentros virtuales (aunque son trasladables al aula física también).

📆 Classroom. Esta lista contiene todas las tarjetas que refieren a un número específico de clase o de trabajo práctico. Son todas las clases que tienen que armarse para subir a la plataforma en un día y horario específico. Es una forma de schedulear esas tareas.

✔️ Finalizado. ¡Tarea cumplida! Todas las tarjetas de todas las listas a partir de ‘Esta semana’ se colocan allí una vez terminada (sea una planificación, sea el armado de una clase, una clase que se hizo por videoconferencia, correcciones, etc.).

⚠️Evaluación. ¡Todavía no termina! Una lista más. La coloco al final para que se corresponda el cierre de etapa con el cierre del tablero. En esta lista hay tres tarjetas básicas:

• Evaluación del proceso. En esta tarjeta adjunto todas mis planillas de seguimiento, tanto de las correcciones de cada tarea como del presentismo y participación en las videollamadas.
• Metacognición y feedback. En esta tarjeta adjunto todo lo trabajado con cada curso en la auto-reflexión del aprendizaje y las encuestas de feedback que cada tanto genero para que puedan comentar sobre la dinámica de las clases, la preparación de las mismas, contenidos y recursos.
• Cierre de etapa. ¡Ahora sí! Esta tarjeta es solo para chequear que haya elevado al sistema la evaluación de cada estudiante en la etapa en cuestión.

Espero que esta forma de adaptar Trello a nuestra rutina como docentes sea útil para quien se cruce con este artículo y tutorial. Espero sus comentarios para seguir aprendiendo juntos.