Dos maneras de utilizar Trello para la productividad

En tiempos de cuarentena pensar en la productividad es clave. Ya perdimos nuestro ritmo habitual, debimos reacomodar una rutina y si te tocó trabajar todo el día desde tu casa seguramente tu estrés aumentó por querer hacerlo todo: trabajo, tareas de la casa, el estudio, anotarte a cursos online, hacer una rutina de descanso o de ejercicio. Todo a la vez y en un mismo lugar. Así que más que nunca creo que los buenos hábitos de una gestión del tiempo son claves para que la ansiedad esté bajo control y no que tome control de tu vida.

En primer lugar, no tendríamos que confundir productividad con querer hacerlo todo. Yo suelo pecar en eso siempre. Acá es donde me parece importante volver a esos objetivos mensuales o anuales, a esa ruta que ya nos habíamos trazado y que la verdad es fácil a veces perderla de vista. Si revisáramos esa lista de objetivos seguramente muchas de nuestras tareas no estén llevándonos a estar más cerca de cumplirlos. Por eso es mejor empezar por ahí y revisar si todas las tareas que planifico diariamente me acercan o me alejan de esos objetivos que para mí son inamovibles. Si bien las circunstancias cambian, muchas de las metas que nos planteamos solo deben buscar otro camino para poder alcanzarlas, se harán ajustes en las especificaciones de las metas (volveremos a medirlas y a determinar plazos, etc.) pero no habría que perderlas de vista. Pienso que los objetivos que nos trazamos claramente nos llevan siempre a ser mejores, a ser más felices porque logramos lo que realmente buscamos y, sobre todo, nos permiten percibir un crecimiento.

Pautar objetivos y organizar tareas

No necesitamos una agenda llena de ítems para completar, sino saber elegir de todos esos ítems qué son prioridades y qué no, saber en qué quiero o debo enfocarme cada día. Tengamos siempre visibles nuestros objetivos mensuales o semanales para no perder el foco y, sobre todo, para no enfocarnos siempre en una cosa por sobre otra. Yo había comentado que para esto suelo usar post it en mi agenda.

Hace un tiempo comenté sobre el uso de la matriz Eisenhower para aplicarla a nuestras tareas. Se trata de que planifiquemos nuestra semana o día a día en base a esta simple regla que nos traerá tranquilidad mental y nos permite volcar todo lo que está rondando en nuestra cabeza para luego ordenar cada una. Hoy propongo usar un tablero de trello si queremos una buena herramienta tecnológica que nos acompañe en nuestra gestión. Les dejo una simple plantilla creada en trello para este uso aquí.

Esta es una plantilla con un método simple que puede ayudar a organizar las tareas de la semana según el orden de importancia y urgencia, seguramente nos ayudará a descargar todo lo que hay en la cabeza y ponerle un orden siguiendo esta matriz sabiendo que:

• Lo urgente e importante son todas esas tareas que necesitan ya de mi atención. Tratemos de que sean las primeras tareas en el día, pero sino guardémosle un buen bloque de tiempo a esas tareas porque son la prioridad.
• Lo no urgente pero importante también necesita dedicación pero podemos planificar estas tareas en el día, sin que sean lo primero en que nos enfocaremos.
• Lo urgente pero no importante seguramente sean tareas que podemos delegar en otra persona o bien pueden esperar a que primero finalicemos las tareas anteriores. Si no llegamos a esas tareas en el día, se pasan para el día siguiente. Si están dentro de este eje es porque claramente pueden esperar.
• Lo no urgente y no importante lo más probable es que nos distraiga de todo lo anterior, así que mejor eliminémoslas o dejémoslas para el fin de semana, por ejemplo, o para nuestros ratos de recreos.

¿Cómo usar esta matriz en trello?

Simplemente crea tantas tarjetas como tareas tengas en tu cabeza para hacer en la primera lista o columna. Para ser más claros a la hora de identificar a qué corresponden esas tareas usemos las etiquetas para diferenciarlas. Para saber cuántas tareas etiquetadas como Trabajo tenemos en la lista de la semana simplemente en la barra de búsqueda que está en la parte superior del tablero colocamos #trabajo y nos filtrará todas las tarjetas que tenemos etiquetadas bajo ese nombre. O bien podemos abrir el Menú en la parte lateral derecha y en “Buscar tarjetas” podemos filtrar nuestra búsqueda por etiquetas, por fecha de vencimiento, entre otras opciones.

Una vez armada la lista de tarjetas/tareas, podemos crear dentro de ellas chekclists, adjuntar archivos, adherir fecha y hora de vencimiento, todo lo que haga falta para especificar mejor la tarea y nos ayude a acceder a todo lo que necesitemos para encararla. Cuando tengamos listas las tareas empieza nuestro momento de reflexión y arrastraremos las que querramos en alguna de las columnas siguientes que corresponden a cada eje de la matriz.

Checklists

Una vez que completemos, por ejemplo, todos los ítems de una checklist que coloquemos dentro de una tarjeta, gracias a una regla de Butler (automatizaciones de Trello) que adherí, automáticamente cuando chequeemos el último ítem esa tarjeta luego se moverá a la última columna de “Terminado”.

¡No olvidemos el uso del calendario!

Es importante las fechas y horarios de vencimiento de las tareas, sobre todo esas tareas que ya dijimos que eran importantes asignarles un tiempo específico después de nuestras tareas prioritarias. Por eso Trello puede ayudarte a visualizar los vencimientos de estas tareas en la vista general del tablero e incluso a través de la función del Calendario que nos muestra todas las tarjetas que tengamos con vencimiento, así como también podemos filtrar la búsqueda de tarjetas, como ya vimos, según la fecha más próxima, por ejemplo.

Organiza tus proyectos desglosando tareas

Es importante que si encaramos proyectos o trabajos que implican varias tareas día a día tratemos de desglosarlos en tareas simples y de ejecución rápida. Esta es una de las razones por las cuales a veces no logramos terminar algo pese a haber estado frente al escritorio todo el día. Cuando dividimos en tareas específicas podemos asignarle a cada una un tiempo (en este caso siempre recomiendo bloquear un momento del día para esta tarea en el cronograma/horario y si podemos, para evitar distracción, usar la técnica pomodoro que me permite medir el tiempo que le dedico). Cuando ejecuto la tarea, está en proceso, pensar únicamente en la tarea actual y no en la siguiente. Un paso o tarea a la vez. Esto nos ayudaría a saber por dónde empezar. Incluso está bueno usar un mapa de proyecto, donde podamos diagramar este desglose de tareas y hacerlo visual. El desglose motiva o entusiasma más, vemos las tareas progresar más rápido.

Planificar proyectos y tareas con Trello

Planificar las tareas de la rutina diaria o un proyecto grande desglosando en tareas específicas es otra de las cosas que podemos hacer con Trello. En este caso es una plantilla que pueden ver aquí y pueden copiarla para hacerles los ajustes que necesiten. En este caso, la columna de Backlog es donde colocaremos todas las tareas que son parte de la planificación de uno o varios proyectos que querramos gestionar. Si vamos a utilizar un tablero para un mimos proyecto entonces usemos las etiquetas para diferenciarlos, pero si vamos a utilizar un tablero por proyecto entonces podremos utilizar aquellas para diferenciar etapas del mismo o designar a qué tipo de tarea corresponde cada tarjeta.

Podemos armar tarjetas por tarea específica o bien podemos armar una tarjeta que corresponda a una etapa del proyecto y luego colocar una checklist que corresponda al desglose de tareas específicas. Dependerá de las necesidades de cada uno la modalidad que adoptemos. Acá son importantes las checklist y los vencimientos de las tarjetas. También he agregado una primera columna de Recursos porque creo importante que siempre tengamos a mano referencias, documentos, cronogramas, etc. Una vez que tus tareas estén en el Backlog podremos elegir cuáles son los siguientes pasos, colocar las que entren en progreso a su correspondiente columna para luego una vez finalizadas pasararlas a la última lista. Si por alguna razón no podemos continuar con una tarea porque depende de otra persona o porque aún no tenemos lo que necesitamos para colocarla en proceso, entonces la colocamos en la lista de Bloqueado. De esta manera tendremos siempre a la vista esas tareas que necesitan ser desbloqueadas lo más pronto posible porque nos atrasan dentro de los plazos de un proyecto.

Recalculemos

Algo que tuve que mentalizarme en estos días es precisamente esto de que la productividad no sirve si lo que resulta de ella me desvía del camino o no me hace bien. El deber muchas veces no es productividad, por eso también es necesario no solo darle espacio a las prioridades laborales, sino también a los sueños, a lo que nos entusiasma y a nuestra tranquilidad. Estas plantillas básicas de Trello (a la que podemos agregar muchas funciones) nos ayudarán a organizarnos en pos de metas y prioridades que nos planteemos, porque eso es lo que nos dejará tranquilos sin pensar que algo siempre falta, que todavía no le pudimos dar tiempo a lo que realmente queremos.

Tengamos en mente, esto que ya mencioné en otra entrada, lo que según la Ley de Pareto nos dice sobre la productividad: nuestro esfuerzo puede ser un 20% en el día pero nos trae un 80% de buenos resultados. Por eso, la productividad se basa en cuántas tareas realmente termino y de cuántas realmente obtengo resultados.