7 tips para una agenda organizada y productiva

¿Tenés un sistema pensado para tu próximo año? Lo importante de generar un orden en la organización personal es que nos ayuda a evitar la ansiedad que muchas veces surge por no poder distinguir las prioridades y visualizamos en nuestra mente un caos de tareas pendientes. Necesitamos una rutina ordenada que ponga lo verdaderamente importante y urgente primero. Te comparto estos 7 tips que podés tener en cuenta para que tu agenda sea realmente efectiva y productiva.

1. Una lista de necesidades

Quizás te pasa que el querer usar una agenda termina siendo un intento fallido. No es tan simple. Lleva tiempo encontrar un sistema de organización personal, pero el primer paso es tener bien en claro qué tipo de organización necesitás. Si ya compraste tu agenda sin saber lo que necesitabas, no te hagas tanto drama. Todo se adapta. Lo primero que hago es una lista de necesidades. Por ejemplo, yo me di cuenta de que necesitaba distinguir las tareas del trabajo de las personales, fijar tareas básicas de todos los días y asignarles un tiempo específico, entre otras. Una vez creada esta lista planteé una solución para cada necesidad y así poder armar las secciones necesarias en la agenda.

2. Plantear metas y priorizar tareas

Para poder plantear mejor las tareas diarias necesitaba poner en claro mis prioridades mes a mes. Para eso tuve que utilizar un cuaderno aparte para las metas mensuales, sus propósitos y líneas de acción. Usé este cuaderno para anotar todas las tareas pendientes que rondaban en mi cabeza y me basé en la matriz Eisenhower que me permitió ordenarlas según grado de importancia y urgencia. ¿Sabés cómo definir bien tus metas? Te invito a visitar este artículo.

Entre el plan de metas y la matriz me fue más claro saber qué tareas incluir en la agenda semana tras semana. Lo que sucedía antes era que todos los días volcaba todo lo que me venía en mente, pero terminaba traslandando varias tareas de un día para otro y, en realidad, estaba creando una lista pretenciosa o muchas de ellas no me ayudaban a avanzar en mis metas.

Si tu agenda no tiene una sección de objetivos anuales o mensuales, tratá de incorporar un apartado o tené tu plan a mano para cuando planifiques tu semana. Usá post-it para dejar asentadas las metas del mes o, si querés, plantealas por semana y luego mové el post-it según dónde te convenga tenerlo visible dentro de tu agenda.

3. Diferenciar tareas

Descubrí no hace mucho las posibilidades del bullet journal y pude adaptar a mi agenda tradicional algunos elementos esenciales de este método. Agregué una hoja de códigos al inicio y los uso para visualizar el progreso de una tarea (a realizar, en progreso, terminada, cancelada, migrada) y diferenciar tarea de evento programado (reuniones, clases, salidas con amigos, actividades ya programadas, etc.). Combiné estos códigos con códigos de colores para diferenciar tareas que sean laborales (y como tengo trabajos diferentes dispuse un color para cada uno de ellos) de las tareas personales (distinguiendo las que tenían que ver con salud o ejercicio de otras más varieté). Si usás un future log en tu bullet o planificador mensual en tu agenda tradicional, podrás visualizar todos los eventos programados de tu mes, lo cual te permitirá también ser realista al asignar tareas en tu día a día según el tiempo disponible con el que contás. En mi caso, la agenda tradicional que usé este año era de día por hoja sin planificador mensual, así que dividí cada día en dos columnas: un lado para las tareas y otro para los eventos programados.

4. Los trackers

Revisando mi lista de necesidades decidí crear trackers, muy utilizados en el bullet journal, que adjunté en la agenda tradicional para las revisiones médicas, logros anuales, para un seguimiento de lecturas y otro para visualizar el progreso en la práctica de un instrumento. Podés utilizar trackers para lo que necesités. Hay agendas que ahora, por ejemplo, incluyen el tracker de hábitos. Yo creé uno por semana en post-it para ir moviéndolo día a día y, además, con la posibilidad de cambiar o agregar algún hábito algún mes si lo necesitaba.

5. Los bloques de tareas y la técnica pomodoro

El famoso Time Bloquing se utiliza para organizar tus tareas por bloques de tiempo que son para una actividad en concreto o para un conjunto de tareas similares. El cuándo hacer las tareas es a veces más importante que el cómo hacerlas. Fundamental respetar nuestra energía para cuando asignemos en qué tareas o proyectos nos enfocaremos día a día y, sobre todo, no olvidar durante la semana o en algún momento del día bloquear un espacio de tiempo para nosotros mismos.

Por un lado, identificá cuáles tareas son básicas de tu día a día. Escribilas donde puedas tenerlas visibles. Por ejemplo, algunas de mis tareas básicas son: revisar tres casillas de emails diferentes, planificar clases, revisar y organizar papeles importantes, armar facturas, revisar proyectos o tareas delegadas, etc. Para cada tarea básica asigná un tiempo, por ejemplo, 25 minutos máximo para revisar y contestar emails. El asignar una duración te permite reflexionar cuánto de tu tiempo realmente necesita la tarea en comparación al tiempo que le estás dedicando hoy.

Luego, en tu planificación diaria bloqueá tiempos de tareas. Si en el mismo día tenés que revisar papeles importantes, chequear emails y armar facturas, sería conveniente que esas tareas se realicen juntas por ser similares, porque son más administrativas. En mi caso, son las tareas de este tipo las que más me cuestan, por eso bloquearlas en un mismo espacio de tiempo sería más provechoso que si, en medio de ellas, coloco otro tipo de tarea que me guste más hacer porque puedo correr el riesgo de atrasarla o correrla hasta el final del día cuando menos energía tengo para hacerla. La clave está en armar bloques de tareas conscientes de la energía que se tiene o de cuán productivos estemos. Si son las tareas más díficiles por aburridas o porque necesitan de cierta concentración, colocalas siempre primeras en tu lista.

Para medir el tiempo de las tareas, podés usar la app Forest (para android es gratis) que te permite concentrarte en el tiempo que dispusiste para la tarea sin tener que usar el celular para otra cosa. También podés usar Focus To-Do que te permite crear listas de tareas diferentes, recordatorios y monitorear el tiempo de trabajo utilizando la técnica pomodoro, la cual mide la productividad de trabajo en tiempos cortos. Elegís una tarea, ajustás el temporizador unos 25 minutos, tomás un descanso de 5 minutos y después trabajás otros 25 minutos. Esta es la manera de completar un pomodoro. Después de cada cuatro pomodoros podés tomarte un descanso más largo de unos 20 minutos o más.

Después de colocar en la agenda los bloques de tareas básicas, si me da el tiempo agendo tareas de otro tipo que están en el grado máximo de urgencia e importancia en mi matriz. Si no es el caso, es buena oportunidad para bloquear un poco de tiempo personal.

6. Espacios para notas y dibujos

Este año descubrí que la agenda podía ser también un espacio creativo. Soy de las que no pueden ver espacios en blanco, así que cuando hay lugar lo aprovecho para dibujar si me dan ganas, elegir una frase con la que me identifique y que quiera dejar plasmada, pegar stickers o recortes o bien utilizo esos espacios para recordatorios o ideas que surjan, les creo un espacio o bien utilizo pequeños post-it.

7. Revisión diaria

La agenda tiene que ser parte de tu rutina diaria. Es difícil al principio, pero una clave es llevarla encima a donde vayas. Si te sirve, para cuando estés fuera de tu casa u oficina, calendarizá todo en tu celular para no perder de vista tus compromisos de la semana antes de sumarte alguno que no puedas cumplir. Todo lo que fijo en la agenda trato de programarlo también, al mismo tiempo, en Google Calendar.

Preferiblemente revisá tu agenda antes de irte a dormir, tratá de visualizar tu próximo día y hacé ajustes si es necesario. Revisá si cumpliste con tus tareas del día y las pendientes tratá de reubicarlas en la semana según su grado de importancia y urgencia. Mantené una mente flexible, tené en cuenta que siempre hay imprevistos y que siempre puede atrasarse tu planificación del día. Relajá porque en la vida normal no funcionamos como máquinas y siempre es necesario parar, respirar, pensar y luego actuar.