5 métodos para priorizar tus tareas

Más proactividad, menos estrés a la hora de decidir qué tareas hacer diariamente.

Si ya adoptaste un sistema de captura de ideas, notas, fechas importantes, tareas de diversa índole y volcaste cada una de ellas en un espacio de tu agenda, en una libreta o en una aplicación digital, el siguiente paso importante será procesar toda esa información que, por suerte, ya salió de tu cabeza 😅. ¿Pero cómo? Si cada día notás que tu lista de tareas aumenta en vez de depurarse, que vas corriendo cada día las tareas que te son importantes o si simplemente estás “a la orden del día”, entonces realmente no estás dedicándole el tiempo que le corresponde a cada una.

A no desesperar porque es de esperar que vivamos siempre detrás de la demanda, corriendo detrás de lo que hay que hacer como si todo fuese igual de importante. Ya lo decía Stephen Covey: “la administración del tiempo es un equívoco, el reto verdadero es gestionarnos a nosotros mismos”. Al no tener un proceso que permita pensar bien cada tarea y priorizarla según criterios, vamos a seguir por la vida pensando que todo es igual de importante y urgente.

¿Y entonces?🙄 Recordemos sabias palabras de Goethe: “el orden nos enseñará a ganar tiempo”. Aprenderemos entonces a hacer del orden un hábito para que no nos domine el tiempo sino nosotros a él. Cuando tomamos conciencia de cómo estamos llevando el orden en nuestra vida y decidimos tomar decisiones al respecto, estamos encaminándonos hacia la proactividad. En este sentido, nuestra conducta será en función de nuestras decisiones y no de nuestras condiciones. Covey entiende la proactividad como la responsabilidad que las personas toman de su propia vida:

“Dado que por naturaleza somos proactivos, si nuestras vidas están en función del condicionamiento y las condiciones, ello se debe a que por decisión consciente o por omisión, elegimos otorgar a esas cosas el poder de controlarnos. Si nuestra elección es esa, nos volvemos reactivos”.

En mi camino por mejorar en la gestión de tareas me he cruzado con varios métodos útiles para poder plantearme mejor las prioridades en mi planificación semanal y diaria, teniendo siempre en cuenta que la planificación debe ser flexible y que está sujeta también a nuestro entorno y energía diaria. Podés adaptar a tu estilo los métodos que existen, siempre buscando que sean efectivos para poder crear el hábito de ponerlos en práctica.

1. Lo más importante primero

Mark Twain dijo: “Si lo primero que haces es lo más urgente, hazlo a primera hora de la mañana”. Este método consiste en dejar en primer lugar esa “roca pesada”, esa tarea más importante que aporta a tu objetivo. Esa tarea más compleja y grande será tu urgente y luego vendrá todo lo demás.

2. Matriz Enseinhower

Este método por cuadrantes es un clásico. Te ayudará a decidir qué es lo que deberías hacer ahora (Urgente/Importante), qué deberías programar porque no necesita hacerse ya (No urgente/Importante), qué deberías delegar o dejar para cuando termines con las tareas de los dos primeros criterios (Urgente/No importante) y qué deberías descartar directamente (No urgente/no importante). Vas a poder leer más sobre esta matriz en este artículo.

3. Método G.U.T

Esta matriz tiene la posibilidad de cuantificar información y clasificarla según nivel de prioridad. Es un método que recomendaría para encarar proyectos y cuenta con tres elementos que son parte de las siglas: G (gravedad), U (urgencia) y T (tendencia). La gravedad analiza el tamaño de la tarea o problema y el potencial que tiene para generar un impacto negativo. La urgencia tiene que ver con los plazos de tiempo. Si algo es urgente, el tiempo para realizar la tarea es menor. La tendencia evalúa la posibilidad de que algo pueda agravarse si no se toma ninguna acción.

Estos elementos se subdividen en escalas que van del 1 al 5. El número 1 representa una situación amena y ya el 5 indica algo complejo. Entonces primero lo primero: la lista detallada de tareas con la información que necesitás para evaluar estos elementos de la matriz. El segundo paso será asignarlo un puntaje según gravedad, luego asignar puntaje según urgencia y, por último, un puntaje según tendencia.

Ahora solo queda hacer una fórmula matemática: GxUxT=Puntaje total. Con este puntaje total veremos cuáles son las tareas más comprometidas y requieren mayor atención. Ordenando la lista de tareas según su puntaje, de mayor a menor, tendremos una lista priorizada y podremos tomar acción.

4. Método ABCDE

Este es un método rápido para armar una lista priorizada de tareas. Agarrá toda tu lista y asignale una letra (valor) a cada tarea según si nivel de importancia. A será la más importante y la E significará que puede ser una tarea eliminable. Al asignar valor a cada tarea podrás empezar con las tareas más importantes, A y B, y luego seguir con el resto de tareas menores de la C a la E.

5. Time Batching

Significa “tiempo en lotes” y básicamente refiere a una técnica en la que debés agrupar tareas que sean similares para hacerlas en bloques de tiempo específicos. Podés crear lotes de tareas que se puedan hacer juntas y asignarles horarios específicos. Se trata de analizar las tareas, viendo qué posibilidades tienen de hacerse de forma agrupada y qué tiempos les funcionaría mejor. Quizás tengas tareas que se puedan hacer todas afuera de tu casa, esa sería una categoría para agruparlas. Agrupar tareas por función y asignarle a ese grupo el horario que mejor convenga para luego crear un bloque de tiempo en nuestro calendario para cada uno.

¿Usaste alguno de estos métodos para mejorar la gestión de tareas? ¿Qué otros métodos conocés para la gestión de tiempo en favor de la productividad?